«Validez: 30 días.»
Casi todas las propuestas lo llevan. Una línea al final, en letra pequeña, debajo de las condiciones de pago. Copiada de la anterior, que a su vez la copió de otra.
Y es, probablemente, lo único del documento que habla del tiempo. Del que tiene el cliente para decidir y del que tienes tú para sostener lo que prometiste.
Cuánto tiempo debe ser válida una propuesta de diseño
El que necesite el cliente para decidir, más un margen razonable, y nunca más del que puedas sostener en tu agenda y en tus costes. No hay un número correcto que valga para todos los proyectos. Lo importante es que la propuesta lleve una fecha concreta y que tengas una razón para esa fecha.
Estas son las cinco cosas que esa fecha decide. Empezamos por la que se nota cuando falta.
1. Sin fecha, la propuesta no caduca nunca
Parece una obviedad y es la que más se paga. Una propuesta abierta le dice al cliente que puede esperar, y esperar es lo que hace la mayoría. El silencio de después de enviar se alarga, y tú te quedas con un proyecto a medias en la cabeza, sin saber si cuentas con él o no.
2. La fecha protege lo que puede cambiar
Tu agenda se llena. Los costes cambian. El alcance, con el tiempo, deja de ser el que se habló: el cliente ha tenido otra reunión, ha cambiado de idea, ha visto algo en otra parte. Una propuesta aceptada tres meses después no es la misma propuesta, aunque el archivo sea idéntico.
La fecha no existe para presionar. Existe para decir hasta cuándo es verdad lo que has escrito.
3. Se mide con el tiempo del cliente, no con tu prisa
Esto es lo que casi nadie hace: preguntar. En la llamada, antes de escribir nada, una frase: «¿cuándo tenéis pensado decidir?». La respuesta te da el plazo real. Si dicen que antes de fin de mes, la validez va un poco más allá de fin de mes. Si dicen que no tienen ni idea, ya sabes algo importante sobre ese proyecto.
Una validez más corta que el tiempo de decisión del cliente es un ultimátum. Una mucho más larga es no haber puesto ninguna.
4. Una fecha, no un número de días
«Treinta días» obliga al cliente a contar. «Hasta el 20 de noviembre» se lee, se recuerda y se anota en un calendario. Es una diferencia pequeña que decide si el plazo se tiene presente o se pierde en el correo.
Y se explica en una frase: «Mantengo este plan de trabajo y este precio hasta el 20 de noviembre; después mi agenda habrá cambiado y lo revisamos juntos». Eso informa. Una fecha inventada para meter prisa se nota a la legua, y cuesta más confianza de la que gana.
5. Cuando vence, se abre una conversación
Aquí se estropea más de una. Llega la fecha, el cliente no ha dicho nada, y hay dos reacciones habituales y malas: recalcular el precio en silencio y volver a mandarlo, o dejarlo pasar y mantener todo como estaba. Las dos son lo mismo: decidir por el cliente sin hablar con él.
Lo mejor es adelantarse. Si has visto que la propuesta se ha abierto, llama unos días antes de que venza. Y si ya ha vencido, una llamada corta para revisar si el alcance, el precio y las fechas siguen siendo posibles. No es una amenaza. Es la conversación que la fecha estaba esperando.
Lo que dice una fecha
Una propuesta sin fecha le dice al cliente que puede esperar. Una con fecha le dice que lo estás esperando.